İş Analizleri Ve İş Tasarımı nedir?

İşlerin bilimsel ve sistemli şekilde analiz edilerek örgüt ve işgörenler için en uygun şekilde yapılandırılmasıyla ilgili ve birbiriyle ilişkili yöntemlerdir. İş analizleri, işlerle ilgili veri ve bilgilerin toplanması, işlenmesi ve düzenlenmesini; iş tasarımı ise bu bilgileri kullanarak işlerin düzenlenmesini içerir. İş analizleri, çok sayıda konuda yararlanılan bir yöntemdir. 

İş analizi, bir örgütteki işlerin incelenerek işin içerdiği görev ve sorumluluklar ve işi üstlenen kişilerin sahip olması gereken bilgi beceri ve yetkinlikler başta olmak üzere işle ilgili ihtiyaç duyulan tüm veri ve bilgilerin toplanması, analiz edilmesi, yorumlanması ve amaca göre düzenlenmesini içeren bir analiz yöntemidir. İş analizlerinde işlere ilişkin veri ve bilgiler; gözlem, görüşme (mülakat), soru formu doldurtma, kayıtları inceleme vb. yöntemlerin biri ya da birkaçı birlikte kullanılarak toplanır. Sözü edilen yöntemler kullanılarak, işlerin içerdiği görevler, sorumluluklar, diğer iş ve görevlerle ve örgüt dışıyla olan ilişkiler, çalışma alanları, çalışma ortamı, işi yaparken kullanılan makine, araç-gereç ve teçhizat, malzeme, üretilen ürün ya da hizmetler; işe ilişkin yasa, düzenleme, standart, ölçü ve kurallar, performans standartları; işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi, beceri, yetenek ve özellikler ile ihtiyaç duyulan işle ilgili diğer veri ve bilgiler toplanır. Toplanan veriler, sistematik olarak analiz edilir, değerlendirilip düzenlenerek amaca uygun çıktılar oluşturulur.

İş analizi sonucunda elde edilen çıktılar "iş tanımları", "iş gerekleri" ve "diğer çıktılar" şeklinde sıralanabilir. İş tanımları; işin unvanı, içerdiği görevler, sorumluluklar, çalışma koşulları, örgütsel konumu, kullanılan araç-gereç ve teçhizat vb. ile ilgili bilgi ve açıklamaları içerir. İş gerekleri ise işi yapacak kişilerin sahip olması gereken bilgi, beceri, yetkinlik ve diğer nitelikleri içerir. Bunların yanı sıra işler ve iş süreçleriyle ilgili performans, kalite, güvenlik, düzenleme maksatlı standart, ölçüt, tanımlamaları vb. iş analizlerinin diğer çıktıları olarak ifade edilebilir.

Sözü edilenlerin yanında, özellikle üretim yönetimi ve endüstri mühendisliği çalışmalarında yaygın olarak kullanılan "iş etüdü" (work study) de iş analizleri kapsamında değerlendirilmelidir. Bu iş analiz yöntemi; iş ölçümleri, zaman-hareket ölçümleri, yöntem geliştirme gibi daha çok teknik ve mühendislik alanına özgü çalışmalarında kullanılan, değerlemeden çok ölçüme dayalı sayısal nitelikli bir yaklaşımdır. "İş incelemesi" diye de adlandırılan ve "iş"i -iş ve görevlerin en küçük bileşenlerinden, farklı görev ve işleri içeren iş süreçlerine kadar uzanan- daha geniş yelpazede incelemeyi hedefleyen bu yaklaşımda amaç, işin yürütülmesiyle ilgili performans standartlarını belirleyerek üretim ve operasyon süreçlerinin etkinliğini artırmaktır. 

İş analizleri, işletmelerde işler ve iş-insan etkileşimleriyle ilgili geçerli ve güvenilir veri ve bilgiye ihtiyaç duyulan başta İKY, üretim ve operasyon yönetimi, yönetim-organizasyon olmak üzere hemen her alanda kullanılabilen bir yöntemdir. İş ve örgüt tasarımı (örgütleme), insan kaynakları ihtiyacının belirlenmesi, işgören seçiminde adaylarda aranacak niteliklerin belirlenmesi, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi; birey, birim, süreç, sistem, ürün performansının ölçülmesinde kullanılacak standartlar ve kriterlerin belirlenmesi; iş değerlemeye dayalı ücretleme, iş sağlığı ve güvenliği düzenleme ve önlemlerinin geliştirilmesi gibi çok sayıda konuda, iş analizlerinden yararlanılmaktadır. 

İş tasarımı, işin psikolojik, sosyal, fiziksel ve yapısal özelliklerinin işgören ve işletmenin beklenti ve ihtiyaçlarına uygun şekilde düzenlenmesi ve yapılandırılmasıdır. Başlıca iş tasarımı yaklaşımları; (1) Mekanistik, (2) İnsani Faktörler, (3) Biyolojik ve (4) Motivasyonel yaklaşım şeklinde sıralanabilir. Mekanistik yaklaşım, iş analizi ve iş tasarımının ortaya çıkmasına da vesile olan bilimsel yönetim yaklaşımından hareketle işlerin bölünebilen en küçük parçalara bölünmesini, basitleştirilerek hızlıca öğrenilebilir hale gelmesini hedefler. İnsani faktörler yaklaşımı, insanın her zaman hata yapmaya açık olduğunu, bu nedenle işlerin, insanın en az hata yapabileceği şekilde yapılandırılması gerektiğini savunur. Biyolojik yaklaşım ise işin çalışanları bedensel olarak en az yıpratacak şekilde yapılandırılmasını hedefler. Motivasyonel yaklaşım ise işlerin çalışanlar için daha anlamlı ve daha motive edici hale getirilmesini amaçlar. 

YAZAR

Erman Türkmen