Muhasebe bilgi sisteminde işletmenin sahip olduğu aynı nitelikteki varlık ve bu varlıkların kaynaklarında (yabancı kaynaklar ve özkaynaklarda) meydana gelen artış ve azalışların izlenmesi için kullanılan çizelgelerdir. İşletmeye ait bütün hesaplar bir defterde toplanır. Bu defter "Büyük Defter - Defter-i Kebir" olarak adlandırılır. Bu defterde sayfa numaraları sol ve sağ tarafları aynı olmak üzere, 1-1, 2-2, 3-3 vb. şeklinde devam eder. Her bir hesabın üç bölümü vardır; başlık kısmı hesabın adını belirler. Hesabın sol sayfası "Borç" bölümü ve hesabın sağ sayfasıysa "Alacak" bölümü olarak isimlendirilir. Bu hesap, gösterim amaçlı olarak uygulamada "T" ile sembolize edilir ve "T hesabı" denir.
Bir hesabı "borçlandırmak" demek, hesabın "Borç" tarafına bir tutar yazmak; "alacaklandırmak" ise hesabın "Alacak" tarafına bir tutar yazmak demektir. Hesabın "Borç" tarafına yazılan tutarların toplamına hesabın "Borç Toplamı", "Alacak" tarafına yazılan tutarların toplamına da hesabın "Alacak Toplamı" denir. Hesabın "Borç Toplamı" ile "Alacak Toplamı" arasındaki farka ise "Hesabın Bakiyesi" denir. Eğer hesabın "Borç Toplamı" "Alacak Toplamı"ndan fazla ise hesap "Borç Bakiyesi" verirken "Alacak Toplamı" "Borç Toplamı"ndan fazla ise hesap "Alacak Bakiyesi" verir. Hesabın "Borç Toplamı" ile "Alacak Toplamı" birbirine eşit olduğunda hesap "Sıfır Bakiye" verir ki bu durum için "Hesap Kapalı" da denir.
Hesaplar; "bilanço hesapları", "gelir tablosu hesapları" (geçici ya da sonuç hesapları da denilmektedir) ve "nazım hesaplar" olmak üzere üç ana gruba ayrılır.
Bilanço hesapları "Varlık Hesapları" ve "Kaynak Hesapları" olarak ikiye ayrılır. Varlık hesaplarındaki artışlar, hesaba "Borç" olarak kaydedilir, azalışlar ise hesaba "Alacak" olarak kaydedilir. Bu hesaplar ya "Borç Bakiyesi" ya da "Sıfır Bakiye" verir, asla "Alacak Bakiyesi" vermez. Kaynak (yabancı kaynak ve özkaynak) hesaplarındaki artışlar, hesaba "Alacak" olarak kaydedilir, azalışlar ise "Borç" olarak kaydedilir. Bu hesaplar ya "Alacak Bakiyesi" ya da "Sıfır Bakiye" verir, asla "Borç Bakiyesi" vermez.
Gelir tablosu hesapları da "Gelir Hesapları" ve "Gider Hesapları" olarak ikiye ayrılır. "Gelir Hesapları", "Kaynak Hesapları" gibi, "Gider Hesapları" da "Varlık Hesapları" gibi çalışır.
Nazım hesaplar, işletmenin varlıklarında ve kaynaklarında değişmeye neden olmayan ancak gelecekte değişme olasılığı (verilen ve/veya alınan ipotekler vb.) olan olayları izlemek için kullanılır. Bu tür işlemler eş anlı olarak bir "Nazım hesaba" "Borç", diğer bir "Nazım hesaba" da "Alacak" olarak kaydedilir. Gerekli olan detaylandırma "Nazım hesabın" alt hesaplarında yapılır. Dönem içinde kullanılan "Nazım hesapların" borç toplamları ve alacak toplamları birbirine eşittir ve bu toplamlar, dönem sonu bilançosunda varlık ve kaynak toplamlarından sonra ayrıca yazılarak raporlanır.
İşletmede gerçekleşen her bir finansal olay, muhasebe bilgi sisteminde "Yevmiye Kaydı" ile kayıt ortamına (Günlük Deftere - Yevmiye Defterine) alınır. Her bir yevmiye kaydı "Çift Taraflı Kayıt Sistemi" esasına dayanılarak kaydedilmektedir ve bu esas, muhasebenin temel direğini ve omurgasını oluşturur.
"Çift Taraflı Kayıt Sistemi (Double-Entry System)", her finansal olayın en az iki hesabı etkilemesidir. Bu etki sonucu en az bir hesaba "borç" kaydedilirken en az bir hesaba da "alacak" kaydedilmelidir ve borçlandırılan parasal tutar ile alacaklandırılan parasal tutar birbirine eşit olmalıdır. Bu eşitlik "Bilanço Eşitliği (Varlıklar = Yabancı Kaynaklar + Özkaynaklar)" ilkesinin bir sonucudur. Bu eşitlik sağlanmazsa "Bilanço Eşitliği" de bozulur. Dolayısıyla her bir yevmiye maddesinde en az bir hesap borçlandırılırken en az bir hesap da alacaklandırılır. Bunların yanı sıra borçlandırılan hesap ya da hesapların parasal tutarlarının toplamı, alacaklandırılan hesap ya da hesapların parasal tutarlarının toplamına eşit olmalıdır.Her ne kadar İtalyan Fra Luca Bartolomeo de Pacioli (ö. 1517) tarafından 1494 yılında yazılmış Summa de Arithmetica isimli bir matematik kitabında "Çift Taraflı Kayıt Sistemi" literatürde ilk defa sistematik olarak sunulsa da sistemin bu eserin yayım tarihinden önce (en az 150 yıl) kullanılageldiği kabul edilmektedir.
YAZAR
Yakup Selvi
