Planlama Ve Kontrol (İşletme) nedir?
Yönetimin iki önemli işlevidir. Yönetim sürecinin ilk aşaması olan planlama, neyin, niçin, nerede, ne zaman, nasıl ve kim ya da kimler tarafından yapılacağının kararlaştırılması veya belirlenmesidir. Planlama kavramı, düşüncesizce iş yapmamak, sonradan pişman olmamak için ne yapılacağının önceden kararlaştırılması, geleceğin değerlendirilmesi ve ona göre gerekli önlemlerin alınması gibi anlamlara gelmektedir. Planlama insan hayatı için olduğu kadar toplum hayatı için de önemlidir. Zira planlama yapmamak bir bakıma başarısızlığı planlamak demektir. Bireysel ve toplumsal yaşamda olduğu kadar örgütsel yaşamda da arzu edilen amaçlara ulaşmak için planlama yapmak gereklidir.
Planlama pro-aktif bir davranış biçimidir. Başka bir ifadeyle sorun ortaya çıkmadan önce harekete geçmeyi, önlem almayı ifade eder. Planlama mevcut verilerden hareketle birtakım tahminlerde bulunarak gelecekteki risk ve belirsizliği azaltma için karar verme faaliyetidir. Planlama her ne kadar gelecek ile ilgili bir yol haritası ise de geçmişi ve geleceği birlikte görebilmeyi içeren entelektüel bir faaliyettir. Bu bağlamda tecrübelerin ışığında geleceğin fırsat ve tehditlerini kestirebilmeyi ifade eder.
Planlama zaman, para ve emek savurganlığını azaltır, yöneticilerin dikkatlerini örgütsel amaçlara yöneltir, performansı ölçmeye yarayan standartları belirleyerek kontrol fonksiyonuna olanak sağlar, stresi azaltır, risk ve belirsizliği en alt düzeye indirir. Bu yararları nedeniyle bireyler, kamu ve özel sektör ile sivil toplum kuruluşları tarafından da planlama yapılmaktadır.
İyi bir planın örgütsel ihtiyaçları karşılaması, belirli bir süreyi kapsaması, gerçekçi ve ulaşılabilir, sonuçların ölçülebilir ve esnek olması gerekir.
Planlama bir süreç olarak planlar yapmayı gerektirir. Bu bağlamda planlar çeşitli ölçütlere göre sınıflandırılır. Planlar örgütsel birim açısından genel ve kısmi planlar, yönetim düzeyi bakımından teknik (operasyonel), taktik (idari) ve stratejik planlar, zaman açısından ise kısa, orta ve uzun vadeli planlar olarak sınıflandırılmaktadır.
Örgütün tümüne yönelik planlara genel, yalnızca bir kısmına yönelik planlara ise kısmi planlar denilmektedir. Örgütün alt düzey yönetimi ile ilgili olanlarına teknik ya da operasyonel planlar, orta düzey yönetimi ile ilgili olanlarına taktik veya idari planlar, üst düzey yönetimi ile ilgili olanlarına da stratejik planlar denilmektedir. Stratejik planlar örgütün nereye ve neden gitmek istediğini belirtirken taktik planlar stratejik planların nasıl uygulanacağını ve amaçlara nasıl ulaşılacağını gösterir. Stratejik planlamada örgütün iç çevresinde zayıf ve güçlü olduğu alanlar ile örgütün dış çevresindeki fırsat ve tehditler analiz edilerek planlar yapılır.
Zaman açısından sınıflandırmada genellikle 1 yıla kadar olan ve alt düzey yönetim tarafından hazırlanan planlara kısa vadeli planlar denilmektedir. 1 ile 5 yıl arasında olan ve orta düzey yönetim tarafından hazırlanan planlar orta vadeli planlar olarak isimlendirilirken 5 yıl ve daha uzun süreli olan ve üst düzey yönetim tarafından hazırlanan planlara uzun vadeli planlar denilmektedir.
Bunların yanı sıra, süreksiz veya süresi belirli olan program, proje ve bütçeler ile sürekli olan misyon, politika ve kurallar da birer plan türüdür. Program, yapılacak bir işin bölümlerini, sıralamasını ve zamanlamasını gösteren en ayrıntılı plan türüdür. Proje, bir fırsatı değerlendirmeye yönelik, bir ekibin, sınırlı bir finansman dahilinde gerçekleştirdiği özgün bir plandır. Bütçe ise ulaşılması arzu edilen sonuçları rakamlarla ifade eden plandır. Misyon, örgütün varlık nedenini oluşturan, en kapsamlı, uzun dönemli, örgütün dışına yönelik, nitelikle ilgili, örgüte özgü ve özel bir planı ifade eder. Politika, kararların tabi olacağı sınırları belirleyerek uygulamada karşılaşılabilecek sorunlar ile karar verme sürecine yol gösteren plandır. Kural, politikaya göre daha dar kapsamlı, işletmede çalışanların davranışlarını etkileyen, belirli bir durumda neyin yapılıp yapılmayacağını belirten, kesin ifadeler içeren plandır.
Planlama süreci birtakım aşamaları içerir. Bunlar sırasıyla; amaçları belirlemek, mevcut durumu analiz ederek geleceği tahmin etmek, amaçlara ulaştıracak seçenekleri belirleyerek zaman, emek, finans ve teknoloji açısından karşılaştırmak ve en uygun seçeneğe karar vererek uygulamaktır.
Kontrol, 'teftiş' veya 'denetleme/denetim' olarak ta ifade edilen bir kavramdır. Kontrol, örgütsel etkinlik için yapılan, sürekli bir izleme, karşılaştırma ve değerlendirme sürecidir. Geniş anlamda kontrol, planlanmış amaçlar ile ulaşılan sonuçlar arasında bir karşılaştırma yaparak amaçlara ulaşılıp ulaşılamadığı, ulaşılamamış ise neden ulaşılamadığının belirlenerek hataların giderilmesi sürecidir.
Kontrol, planlanan hedeflere ulaşma açısından yönetim sürecinin son aşamasıdır. Bu yönüyle kontrolün amacı, hata bulmak ve suçluyu belirleyip cezalandırmaktan öte, amaçların ne ölçüde gerçekleştiğini, hedeflerden olan sapmaların niceliğini, niteliğini ve nedenlerini belirlemek ve gerekli düzeltici önlemleri almaktır. Bununla birlikte kontrol, sözü edilen son kontrolden ibaret değildir. Geniş anlamıyla kontrol, "olması gereken" ile "olan"ın karşılaştırmasını içeren, bu nedenle de dönem ya da süreç sonunda yapılan kontroller yanında başlangıçta ve süreç yürütülürken yapılan denetimleri de kapsar.
Kontrol önemli bir işlevdir. Bireysel ve toplumsal yaşamda planlama yapıldığı gibi arzu edilen amaçların gerçekleşip gerçekleşmediğini görmek için de kontrol etmek gereklidir. Zira kontrolün olmadığı her faaliyetin başarısızlık ihtimali olduğu gibi söz konusu faaliyetin gerçekleşmesi için harcanan para, emek ve zamanın da heba olması söz konusudur.
Örgütün tüm alanlarının kontrolü, gerekli veya ekonomik değildir ya da imkansız olabilir. Bu nedenlerle örgütün performans açısından önemli ve stratejik alanlarında kontrol yoluna gidilir. Bunlar; işlemlerde ve kalitede standartlaşma, israfı önleme, yetki, başarı değerleme, motivasyon yöntemi, gelir ve giderler, pazar, devamsızlık, personelin sağlığı ve iş güvenliği vb. alanlardır.
Kontrol sistemleri, sibernetik ve sibernetik olmayan olmak üzere iki türlüdür. Sibernetik kontrol sistemi, planlanan faaliyetlerden ve etkinlik seviyelerinden sapmaları otomatik olarak algılayan ve herhangi bir dış müdahale gerekmeksizin kendi kendini onaran ve düzelten işlemleri ifade eder. Sibernetik kontrol sistemini uygulayan çok az örgüt vardır. Bunlar genellikle yüksek teknoloji, öğrenen makine, otomasyon, bilgi-işlem ve bilişim gibi bir dizi uygulamaları kullanan örgütlerdir. Sibernetik kontrol mutlaka makine temelli olmak zorunda değildir. Bu bağlamda dışarıdan herhangi bir dış yardım veya müdahale gerekmeksizin kendi faaliyetlerini kontrol eden ve hatalarını düzelten bir grup insan için de sibernetik kontrolden söz edilebilir. Çalışma sisteminin kendisinden tamamen bağımsız çalışan kontrol sistemlerine sibernetik olmayan kontrol sistemi denilmektedir. Sibernetik kontrol sisteminin tersine burada kontrol, dışarıdan izleme ve müdahale sistemlerine dayanmaktadır.
Etkili bir kontrol sistemi için öncelikle planlama aşamasında açık ve gerçekçi amaçlar ile makul standartların belirlenmiş olması gerekir. Ayrıca kontrol görev ve sorumluluklarının kimlere ait olduğunun saptanması, personelin bilgilendirilmesi, kontrolün tam ve zamanında yapılması, sağlıklı ve doğru bilginin toplanması, kontrol sonuçlarının yazılı olarak kayıt altına alınması ile kontrol sonuçlarının ilgililere tam ve zamanında ulaşmasını sağlayan bir iletişim sistemi de önemlidir.
Kontrol üç aşamalı bir süreçtir. Bu süreç yapılan faaliyetlerin (mevcut durumun) ölçülmesi ile başlar, mevcut faaliyet sonuçlarının önceden belirlenen standartlarla karşılaştırılması ile devam eder ve sapmaların giderilmesi ve düzeltme kararlarının verilmesi ile sonuçlanır. İlk aşamada daha önce belirlenmiş olan stratejik öneme haiz alanlarda mevcut durum nitelik ve nicelik olarak ölçülür. İkinci aşamada amaçlanan sonuçlardan sapmalar varsa bunlar tespit edilir, değerlendirilir, yorumlanır, nedenleri, önemleri, anlam ve dereceleri belirlenir. Sapmaların olumlu mu, olumsuz mu olduğuna karar verildikten sonra önemsiz sapmalarla düzeltilmesi gereken sapmalar ortaya konur. Üçüncü ve son aşamada yönetimin tüm fonksiyonları planlamadan başlamak üzere döngüsel olarak rol alır. Böylece sapma veya sapmaların yönetim sürecinin hangi fonksiyonunda meydana geldiği belirlenerek gerekli düzeltici önlemler o fonksiyon kapsamında alınır. Sapmaların giderilmesinde pozitif ve negatif önlemler alınır. Pozitif önlemler, personeli isteklendirilmesi, ödüllendirilmesi ve etkili liderlik ile iyi bir iletişim düzenidir. Negatif önlemler ise gerektiğinde sapmalardan sorumlu personelin cezalandırılmasıdır.
YAZAR
Mehmet Sadık Öncül
