Bütçe, belirli bir dönemde işletmelerin amaç ve hedeflerine ulaşması için yapılması planlanan faaliyetlere ilişkin finansal bir tasarım veya plandır. Bütçeleme ise kısaca bütçe hazırlama sürecini ifade eder. Bütçeler, planlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için yapılacak harcamalar (giderler) ve bunun sonucunda elde edilecek gelirlerin öngörülerini (tahminlerini) içerir. Bütçeler, belirli bir dönemde işletmenin esas faaliyetleriyle ilgili fon kaynak ve kullanımlarının ayrıntılı bir şekilde tasarlandığı bir planlama, koordinasyon, yürütme ve kontrol aracıdır. Bu özelliği nedeniyle bütçeler, günlük faaliyetlere kılavuzluk eden, sürekli olarak kontrol edilip gözetilen ve bu sayede kaynakların en verimli, en karlı şekilde kullanılmasını sağlayan dinamik bir yönetim aracıdır.
Bütçenin başlıca amaçları, (1) işletme faaliyetlerinin planlamasına katkı sağlamak, (2) işletme faaliyetlerinin arasındaki koordinasyonu sağlamak ve (3) işletme faaliyetlerinin kontrolü için dayanak oluşturmaktır.
Bütçe en temel yönetim araçlarından biridir; bütçesi olmayan yöneticiler pusulası olmadan ilerleyen gemi kaptanı gibidirler. Bütçeler yöneticilere planlarını organizasyonun tümüne iletme olanağı sağlar. Bu sayede bütçe uygulandığında yöneticilerin neyi, nasıl yapmak istedikleri konusunda hiç kimsenin herhangi bir şüphesi kalmaz. Bütçeler performans değerlemek için kıyaslama kriteri olarak kullanılabilecek belirgin hedef ve amaçlar sağlar, bu nedenle bütçeler hesap verilebilirlik ve şeffaflığın temelidir. Ayrıca bütçeler potansiyel sorunlar ortaya çıkmadan önce bunları öngörerek önlem alma olanağı sağlar.
Genel bir kural olarak bir bütçe dönemi, yönetimin politikalarının etkilerini görebilecek kadar uzun, makul (gerçekçi) tahminler yapabilecek kadar kısa olmalıdır. Bütçeler genellikle kısa süreli finansal planların uzantıları olup çoğunlukla bir mali dönem (bir yıl) itibarıyla hazırlanırlar. Bütçelerin işletmenin faaliyetlerine kılavuzluk etmesi ve bütçelenen performansın sürekli olarak izlenmesi için yıllık bütçeler sıklıkla aylık ve üç aylık aralıklara bölünür.
Bütçeler, birbirinden bağımsız ayrı ayrı alt bütçelerden oluşan bir bilgi ağıdır. Alt bütçelerin herhangi birinin hazırlanması diğer bazı alt bütçelerin hazırlanmasına bağlıdır. Örneğin satış bütçesi yapılmadan diğer alt bütçelerin hiçbiri yapılamaz. Bu nedenle bir bütçe çalışması için yapılması gereken faaliyetler ve bunların gerçekleştirilme aşamaları bir takvime bağlanır.
"Bütçeleme" diye de adlandırılan "bütçe hazırlama süreci", 1) bütçe hedeflerinin ve varsayımlarının belirlenmesi, 2) satış tahminlerinin yapılması, 3) satış tahminlerine bağlı olarak satış bütçesi, üretim bütçesi, faaliyet giderleri bütçesi, yatırım bütçesi, nakit bütçesi, proforma bilanço ve proforma gelir tablosunun taslak olarak hazırlanması, 4) taslak alt bütçelerin tartışılıp yapılması gerekli revizyonların belirlenmesi ve üzerinde uzlaşılması, 5) revize edilen nihai alt bütçeler arasında koordinasyonun sağlanması, 6) bütçenin onaylanması aşamalarından oluşur.
İşleme faaliyetlerine ilişkin bütçenin temel dayanağı bütçe dönemine ilişkin satış tahminleridir, bu nedenle satış tahminlerinin gerçekliği, etkin bir bütçe çalışması için son derece önemlidir. Bütçe çalışmaları satış tahminleriyle başlar ve satış tahminlerine bağlı olarak a) Satış bütçesi, b) Üretim bütçesi, c) Faaliyet giderleri bütçesi, d) Yatırım bütçesi, e) Nakit bütçesi, f) Proforma bilanço ve proforma gelir tablosu hazırlanır.
Tipik bir işletme bütçesi, belirli bir dönem için planlanan faaliyete ilişkin gelir ve giderlerin tahmini ve analizini kapsar. Buna bağlı olarak bütçe dönemi için işletmenin satış hedefleri ile işçilik giderleri, malzeme giderleri, genel giderler, üretim giderleri ve idari giderler gibi faktörlere ilişkin hedefleri ve bu hedeflere bağlı bütçeler oluşturulur. Eğer mevcut kapasite planlanan satışları karşılamada yetersiz kalıyorsa kapasite artırımına yönelik bir yatırım bütçesi planlanır. Oluşturulan tüm bu alt bütçelere bağlı olarak nakit bütçesi ve proforma finansal tablolar oluşturulur.
İşletmenin gerçekleşen performansının bütçelenen performansla ne kadar uyumlu olduğunu ve gerçekleşen performansın bütçelenen performanstan ne kadar saptığını belirlemek üzere bütçe kontrolü yapılır. Bu amaçla işletmenin gerçekleşen performansı bütçede belirlenen standart performansla (hedeflerle) karşılaştırılır. Eğer varsa gerçekleşen performanstaki sapmanın nedenleri analiz edilir ve düzeltici önlemler alınır.
YAZAR
Kamil Ahmet Köse
KAYNAK
