Grup, ortak bir amacı gerçekleştirmek için karşılıklı iletişim ve etkileşim içinde olan, iş birliği ve koordinasyon içinde faaliyet gösteren insanlar topluluğu olarak tanımlanmaktadır. Yönetim ve örgütsel davranış alanının önemli konuları arasındadır.
Sosyal varlıklar olan insanlar, çeşitli nedenlerle, hayatın birçok alanında bilinçli olarak seçtikleri veya seçmedikleri çeşitli gruplarda yer alırlar. İşletmeler ve diğer örgütler, aslında çeşitli alt grupları içeren büyük gruplardır. Bu yüzden, örgütlerde "oluşturulan" ve "oluşan" grupların anlaşılması ve yönetilmesi, örgütlerin yönetimi ve ilgili bilimsel çalışmalar bakımından önemli bir konudur.
Örgütlerde yer alan gruplar, çeşitli şekillerde sınıflandırılmaktadır. Grup üyelerinin sayısına ve kolayca yüz yüze etkileşim kurabilmelerine bağlı olarak "birincil ve ikincil gruplar"dan bahsetmek mümkündür. Örgütler açısından daha önemli olan, grubun niteliğine dayalı "biçimsel ve biçimsel olmayan grup" ayrımıdır. Organizasyon içinde yönetim tarafından oluşturulan "iş(görev) grupları, bölümler", planlı olarak oluşturulan biçimsel gruplara; kişiler arası etkileşim sonucu oluşan "arkadaşlık grupları" ise biçimsel olmayan gruplara örnek olarak verilebilir.
Biçimsel (resmi) ve biçimsel olmayan (gayriresmi) gruplar, bazı açılardan birbirlerinden farklıdır. Organizasyon şemasına bakıldığında, planlı olarak oluşturulan biçimsel grubun yapısı, kimin kime bağlı olarak çalıştığı, aralarındaki emir komuta ilişkisi rahatça çıkarılabilir. Buna karşılık, biçimsel olmayan bir grubun yapısını dışarıdan bakan birinin anlaması kolay değildir. Bu nedenle de biçimsel olmayan grupların yapısını kavramak için birtakım sosyometrik yöntemler kullanılmaktadır.
Biçimsel gruplarda üyeler yasal (meşru) otorite tarafından seçilir ve atanır, bununla birlikte biçimsel olmayan gruplarda üyeler genellikle birbirlerini ortak hedef ve ihtiyaçlar doğrultusunda seçmektedirler. Biçimsel gruplarda ilişkiler biçimseldir, diğer bir ifade ile kimin, kiminle, hangi nedenle ne şekilde ve genellikle ne zaman iletişim kuracağı belirlenmiştir. İletişim yazılı veya sözlü olabilir ancak mutlak suretle sözeldir. Biçimsel olmayan gruplarda sözel olmayan iletişim, çoğu zaman sözel iletişim kadar önemli hatta bazı durumlarda sözel iletişimden daha önemlidir.
Biçimsel grup üyelerinden beklentiler genellikle yazılı kurallar şeklinde ifade edilmiştir. Üyelerin bu kurallara uyması ya da uymaması durumunda karşılaşacağı durumlar ve cezalar da yazılmış olabilir. Biçimsel olmayan gruplarda yazılı bir beklentiolmamasına rağmen kurallar ve beklentiler, genellikle üyelerin zihnindedir ve kısaca üyelik normları olarak isimlendirilir.
Biçimsel grupların amacı, içinde bulundukları organizasyonun amacından farklı olamaz. Bununla birlikte biçimsel olmayan grupların amacı, organizasyon amaçları ile uyumlu olabileceği gibi, arkadaşlık gruplarında olduğu gibi organizasyon amaçları ile ilişkisiz hatta bazı durumlarda organizasyon amaçlarına aykırı da olabilmektedir.
Biçimsel gruplarda grubu yönetici yönetir ve yönlendirir. Yönetici gücünü yasal otoritesinden (mevkisinden, pozisyonundan) alır. Bu pozisyonda bulunan kişi kurucu ya da yüksek otorite tarafından devredilen gücü kullanma hak ve yetkisi ile sorumluluğunu da üstlenir. Biçimsel olmayan gruplarda ise gruba yön veren kişiler, gücünü (resmi) otoritesinden değil, genellikle sahip oldukları bilgi, uzmanlık ya da diğerleri ile kurmuş oldukları etkileşimden alan 'lider'lerdir.
Grupların, üyelerin davranışları üzerinde belirleyici etkisi vardır. Bununla ilgili en bilinen ve en tartışmalı çalışma, hiç şüphesiz Hawthrone araştırmalarıdır. Western Elektrik Şirketinin Hawthorne Fabrikasında çalışma koşullarının çalışan verimliliğine etkisini anlamaya yönelik olarak başlayan ve yaklaşık on yıl süren çalışma, grupların etkisinin daha iyi anlaşılması ile sonuçlanmıştır. Solomon Asch'in "gruba uyma davranışları" ile ilgili yaptığı çalışma da grubun birey üzerindeki etkisini belirlemeye yönelik olarak önem taşımaktadır. Asch'in çalışmalarında "bilişsel" ve "normatif" olmak üzere iki farklı "uyma davranışı" tespit edilmiştir. Bilişsel uyumda denek, diğerlerinin doğru kendisinin hatalı gördüğünü düşünmekte bu nedenle uyum sağlamaktadır. Normatif uyumda ise denekler, doğru gördüğünü bilmekle birlikte grup içinde yalnız kalmamak, aykırı olmamak adına aynı cevabı verdiklerini ifade etmişlerdir. Philip Zimbardo, Stanford Üniversitesinde yaptığı bir başka deneyde ise gruplarda üstlenilen rol ve sorumluluğun davranış üzerindeki etkilerini anlamaya çalışmıştır. Deneye katılan öğrencilerden bir kısmı gardiyan, diğerleri ise mahkûm rolü üstleneceklerdir. Gardiyan rolü üstlenen öğrencilere neden mahkum rolünü oynayanlara sert bir şekilde davrandıkları sorulduğunda rolün gereğini yaptıklarını düşündüklerini ifade etmişlerdir. Muzaffer Sherif'in karanlık oda ve izci grubu deneyleri gruplar dağıldıktan sonra da grup normlarının birey davranışı üzerindeki etkilerinin devam ettiğini göstermiştir. Dolayısı ile bir gruba ait olma isteğimiz, ihtiyaçlarımız, beklentilerimiz, hedeflerimiz, üstlendiğimiz rol ve sorumluluklar, grup içindeki yerimiz ve konumumuz, izlediğimiz, inandığımız kişiler davranışlarımızı doğrudan etkilemektedir.
İlgili yazın ve uygulamada sıkça karşılaşılan "takım"lar (ekip)ortak özellikleri kapsamında "grup" kavramı içinde, bir grup türü olarak değerlendirilebilir. Birden fazla kişiden oluşmaları, üyeler arası iş birliği ve etkileşim, ortak amaç, üyelik farkındalığı ve hedefler doğrultusunda koordineli bir şekilde hareket edebilme özelliği her ikisi için de geçerlidir. O zaman neden birden fazla kişi ile gerçekleştirilen sporlar, grup sporları değil de takım sporları olarak adlandırılmaktadır? Organizasyon içindeki bölümler birer grup mudur yoksa takım mı? Bunu daha iyi kavramak için ortak takım değerlerini iyi anlamak gerekmektedir.
Takım değerleri arasında en başta "aynı gemideyiz" kavramı gelmektedir. Bunun anlamı ise rolünüz ya da üstlendiğiniz sorumluluk fark etmeksizin sonuçlardan eşit şekilde etkileneceksiniz, demektir. Diğer bir ifade ile bir futbol takımında sonucu, sizin bireysel olarak kaç gol attığınız değil, karşı takımdan daha fazla gol atıp atmadığınız belirler. Dolayısı ile gemi batarsa rol, unvan ve sorumlulukları fark etmeksizin tüm mürettebat gemi ile birlikte batacaktır. Bununla birlikte her bir üyenin katkısı azami ölçüde önemlidir. Bu nedenle pek çok takım oyununda oyun sırasında en büyük ceza bir oyuncunun kart görerek takımını eksik bırakmasıdır. Bir oyuncunun eksilmesi sonuca ulaşmayı imkansız hale getirmese de oldukça zorlaştırır. Bu nedenle her bir üyenin katkısı önemlidir. Takım içinde her katkı önemli olmakla birlikte herkesin rol ve sorumlulukları farklılaşabilir. Kişiler üzerine düşen rol ve sorumlulukların farkına varmalı ve asla kaytarmamalıdır. Kürek yarışlarında olduğu gibi tek bir üyenin kaytarması tüm ekibi hedeften uzaklaştırır.
Diğer bir farklılık, iletişimde ortaya çıkmaktadır. Takım üyeleri açık ve etkili bir şekilde iletişim kurmalı, bilgi tüm üyelerin faydalanacakları şekilde paylaşılmalı, kimse kendisine bir gün fayda sağlayacağı ümidiyle bilgiyi saklamamalıdır. Bilginin paylaşılmaması, sonuçlara ulaşmayı zorlaştırır hatta bazı durumlarda üyelerin hayatını tehlikeye atabilir. Bu açıdan madenciler iyi bir örnek teşkil eder: Madenciler arasındaki iletişim mükemmel olmalıdır çünkü her birinin yaşamı diğerlerinin elinden geleni yapmasına, sorumluluğunun bilincinde olmasına ve etkili bir şekilde iletişim kurabilmesine bağlıdır. Gücün paylaşımı da gruplar ve takımları ayıran başka önemli bir konudur. Biçimsel ve biçimsel olmayan tüm gruplarda, yönetici ya da lider veya başka şekilde isimlendirilen ve grubu yönlendiren bir kişi bulunmaktadır. Elbette takımların da bir kaptanı olabilir ancak bu durum geleneksel liderlikten kısmen farklılaşmaktadır. Aslında kaptanın en önemli görevi takımı bir arada tutmak, onlara şevk vermek, güç vermek, aidiyet kazandırmak ve her bir üyenin gücünden, bilgisinden, uzmanlığından en üst şekilde faydalanmaya çalışmaktır. Bu açıdan bir liderden daha çok, bir koç ya da akıl hocası olması beklenir.
Takım çalışmasını iyi kavramak için göç eden kuşlara bakmak yeterlidir. Göçmen kuşlar, özel bir düzenle uçararak tek başlarına katedebilecekleri mesafenin iki katı yol alabilir. En öndeki rüzgar direncini en çok alan, en çok gayret gösteren, diğerlerinin işini en çok kolaylaştırmaya çalışandır ancak yorulduğunda dinlenmiş olan başka bir kuşun liderliği almasına izin verir. Böylece görevin gereklerine uygun olarak, yer değişerek daha uzun mesafelere ulaşabilirler. "Hızlı gideceksen yalnız git, uzağa gideceksen birlikte git" diyen Afrika atasözü ve göçmen kuşların göç uçuşları, takımı ve takım çalışmasını veciz şekilde anlatmaktadır.
YAZAR
Güven Ordun
