Acil Durum Ve Kriz Yönetimi nedir?
Beklenmeyen, aniden ortaya çıkan, varlık ve güvenliği tehdit eden olay ve durumların olumsuz etki ve zararların önlenmesine yönelik faaliyetlerin yönetilmesi sürecidir. Acil durum ve krizlerin pek çok çeşidi ve nedeni vardır. Bunlar; doğal afetler, COVID-19 gibi salgın hastalıklar, depremler, kasırgalar, volkanik patlamalar, çevresel kazalar, savaşlar, göçler, silahlı saldırılar, makinelerin bozulması ya da eskimesi, insan hataları, yanlış hesaplamalar, iletişim sorunları, yönetimin kararları ve kararsızlıkları, bilgisayar sistemindeki çökmeler, rakiplerin örgütü ele geçirme çabaları, beklenmeyen istifalar, ekonomik dalgalanmalar ve benzeri sosyal felaketler şeklinde sıralanabilir.
Kriz, işletmelerin ve kurumların hiyerarşik yapısı içindeki üst düzey yöneticiler tarafından beklenmeyen ve önceden anlaşılamayan bir durumdur. Bu açıdan kriz, "çabuk ve acele uyum sağlamayı gerektiren değişiklikler" olarak tanımlanır. İşletme yöneticilerinden krizi tanımlamaları istendiğinde, yöneticiler tanımlarını beş boyutta toplamışlardır. Bunlar; çok önemli, hemen ilgi isteyen, sürpriz bir şeyler yapılması gereken ve işletmenin kontrolü dışında işletmenin varlığını ve ürünü tehdit eden her durum ya da her olay olarak tanımlanmıştır. İşletme açısından kriz; işletmenin temel amaç ve ilkeleri, değerleri, kaynakları ve tüm örgüt yapısını etkileyen, işletmenin örgüt yapısında huzursuzluk, panik ve korku yaratan, acil ve olumlu tedbirlerle zamanında ortadan kaldırılabilecek plansız bir gerilim sürecidir.
Krizleri iki türlü algılama vardır. "Krizi bir fırsat olarak algılama", pek çok alternatifin değerlendirilmesi yeteneğini artıracak ve kişileri daha geniş ölçekte proaktif planlama yapmaya yöneltecektir. "Krizi tehdit olarak algılama" ise yöneticileri, karar için gözden geçirecekleri bilgi kaynaklarını sınırlamaya itecektir. İşletmeler tehdit krizinden asgari zararla kurtulmak, fırsat krizinden ise azami kar sağlayarak çıkmak isterler. Fırsat krizi gibi, tehdit krizinde de işletmelerin temel ilkeleri ve amaçları, kaynakları, değerleri ve örgüt yapılarında değişim veya gelişme ortaya çıkar. Dolayısıyla acil durum ve krizi algılama, örgütlerin kriz yönetimi faaliyetlerini etkileme potansiyeline sahiptir. Kriz yönetimi, özel uzmanlık gerektiren, geleceğe yönelik stratejik amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek olayları tahmin etmeyi içeren bir süreçtir.
Acil durum ve kriz yönetim safhaları konusunda yapılan çalışmalarda altı aşamalı bir yöntem önerilmektedir. Bu aşamalar şunlardır:
Krizden Kaçma (Sakınma) Aşaması: Bu aşama, krizde öncelikle işletmede bir soruna sebep olabilecek durumların bir listesini çıkarmak, bunların olası sonuçlarını kestirmek ve bunların önleme maliyetlerini tahmin etmeyi içerir. Bu aşamada bir yönetici riskleri en aza indirmeye çalışmalı ve alınacak risklerin beklenen getirilerle karşılaştırılabilir olmasını sağlamalıdır. Kaçınılması mümkün olmayan risklere karşı kapsamlı bir korunma tesis edilmesi, bu aşamada gerçekleşir.
Krizi Yönetmeye Hazırlanma Aşaması: İşletmelerin kriz durumlarına hazırlık yapmak için bir kriz merkezi oluşturması, eylem planları yapması, kriz ekibini önceden belirlemesi, iletişim olanaklarını yeterli düzeyde tutması ve bunların işleyişini önceden test etmesi, bu aşamada gerçekleşir.
Krizi Tespit Aşaması: Krizi saptama aşamasında işletme içindeki kişilere olduğu kadar işletme dışındaki bağımsız gözlemcilerden de yararlanmak gerekir. Bir krize ilişkin enformasyon toplamak için kuruluştaki bütün insanlara kulak vermek gerekir.
Krizi Dondurma Aşaması: Krizi dondurma aşamasında şu dört öncelik üzerinde durulmalıdır: Birincisi, bütün zamanını krizi dondurmak için kullanan bir ekip olmalıdır. İkincisi, kamuoyuna açıklama yapmak üzere şirket sözcüsü olarak tek bir kişi belirlenmelidir. Üçüncüsü, şirketin dayanaklarının, müşterilerinin, sahiplerinin, çalışanlarının ve sosyal çevresinin sadece medyadan alınan enformasyonla yetinmelerine izin verilmemelidir. Dördüncüsü, şirket, özel enformasyon ihtiyacı olanları bilgilendirmelidir. Son olarak da kriz ekibine mutlaka "şeytanın avukatı" özelliğini taşıyan bir kişi dahil edilmelidir. Bu kişi gerektiğinde açık sözlülükle ve yürekli bir şekilde gerçek durumu ortaya koyacaktır.
Krizi Çözme Aşaması: Krizi çözme aşamasında hızlı hareket etmek esastır çünkü kriz kesinlikle beklemeyen ve acil bir şekilde müdahale edilmesi gereken bir durumdur. Bu safhada, krize hazırlıklı olan organizasyonlar kendileri için normal işlerine dönmelerine yardım edecek kısa ve uzun vadeli toparlanma programları uygularlar.
Krizden Yararlanma Aşaması: İşletmeler, kriz yönetiminin bu aşamasında başarılı olabilmek için daha önceki beş aşamayı etkili bir şekilde yönetmiş olmalıdır. Bir kriz sonrasında, krize hazırlıklı organizasyonlar onların iyi performans göstermelerini sağlayan ve kriz yönetim performanslarını kısıtlayan etmenleri incelerler. Bu aşamada elde ettikleri tecrübeleri örgütsel hafızada saklar ve daha sonra bu tecrübeleri örgütsel öğrenme için kullanırlar.
Krizleri en iyi yöneten işletmeler, daha kriz çıkmadan krize yönelik karar ve tedbirleri almış olan işletmelerdir. Kriz yönetiminde ideal olan, krizi fırsat olarak değerlendirmek ve başarıya dönüştürmektir.
YAZAR
Cemal Zehir
KAYNAK
