İnsan Kaynakları Planlaması nedir?

Kısa ve uzun dönemli örgütsel hedeflere ulaşmak için doğru yerde ve doğru zamanda, ne kadar sayıda ve hangi nitelikte işgörene ihtiyaç duyulacağını ve bu ihtiyacın nasıl karşılanacağının belirlenmesi sürecidir. İnsan Kaynakları Planlaması (İKP), insan kaynakları ihtiyacının ve kullanılabilirliğinin analiz edilmesi ve tanımlanmasını içeren insan kaynakları yönetimi işlevidir.

İnsan Kaynakları Planlaması (İKP), örgütsel stratejiye göre şekillenir ve örgütün genel iş planlarının ayrılmaz bir parçasıdır. Örgütsel hedeflerin ve iş planlarının gerçekleşebilmesi için, kuruluşun ihtiyaç duyduğu bilgi, beceri yetkinliklere (iş gereklerine) sahip işgörenlerin istenen yer ve zamanda hazır bulundurulması gerekir. Bu gerekliliklerin neler olduğu ve ne kadar sayıda işgörene ihtiyaç duyulacağı İKP çalışmaları ile tahmin edilir. Bu planlama ile gelecekte örgütün hangi biriminde, ne kadar sayıda ve hangi niteliklerde iş gücünün hazır bulundurulması gerektiği belirlenir. Böylece örgütün faaliyetlerini aksaksız bir şekilde yürütmesi mümkün olur.

Örgütün hedeflerine ulaşması açısından İKP'nin iki ana amacı bulunmaktadır. Bu amaçlardan birincisi, işletmede işgören eksikliğine ve fazlalılığına yol açmadan optimum düzeyde eleman istihdam etmektir. İkinci amaç ise çalışanlardan azami derecede istifade etmektir. Bir başka deyişle, örgütün insan kaynağının üstün performans gösterecek bir şekilde kullanılmasını sağlamaktır. Doğru zamanda, doğru yerde, doğru nitelikte ve doğru sayıda çalışanın hazır bulundurulması ve çalışanlardan azami derecede istifade edilebilmesi için planı yapılan döneme ait "iş gücü ihtiyacının ve arzı"nın sayı ve nitelik olarak tahmin edilmesi gerekmektedir. Bu tahmin veya belirleme, iş gücü ihtiyacını ve arzını belirleyen işletme içi ve işletme dışı (çevresel) faktörlerle ilgili veriler kullanılarak yapılır. İşletmenin iş gücü ihtiyacının belirlemede, trend ve regresyon analizleri gibi istatistiksel yöntemler ile iş analizleri, işyükü ve iş gücü analizleri ile elde edilen bilgiler son derece önemlidir. Ayrıca, özellikle işletme içi iş gücü arzını belirlemek için iş gücü envanteri hazırlanması önem arz etmektedir. İKP ile sözü edilen yöntemlerden yararlanılarak iş gücü talebi ve arzı belirlenerek karşılaştırılır. Bu karşılaştırma sonucunda, ortaya çıkabilecek iş gücü eksikliğinin veya fazlalığının giderilmesi ve arz-talep dengesinin sağlanması ve korunmasına yönelik önlemler (eylem planları) de belirlenir.

Iş gücü ihtiyacının (talebinin) tahmini, örgütün amaç ve iş planlarını gerçekleştirebilmek için gelecekte ne kadar sayıda ve hangi nitelikte elemana ihtiyaç duyacağının belirlenmesiyle ilgilidir. İKP'de, gelecekteki üretim ve satış hacminin, yani "işyükü"nün hangi niteliklerde, kaç işgören tarafından yapılabileceği sorusuna cevap aranır. Bu bağlamda, örgütün vizyonu, misyonu, stratejik amaçları yanında, örgütün genel politika ve planları; üretim, iş hedef ve planları dikkate alınarak gelecekteki üretim ve satış hacminin gerektireceği iş gücü ihtiyacı, nicelik ve nitelik olarak belirlenir. Sayısal iş gücü ihtiyacını belirlemek için, geçmiş dönem performans verilerine dayalı trend ve regresyon analizleri gibi istatistiksel yöntemlerle işyükü (iş ölçümü) ve iş gücü analizleri gibi yöntemlerle elde edilen verilerden yararlanılır. İş gücü devir ve devamsızlık analizleriyle de işten ayrılmalar, devamsızlık gibi nedenlerle ortaya çıkabilecek ilave ve yedek iş gücü ihtiyaçları belirlenir. Gerekli işgören niteliklerinin belirlenmesi içinse iş analizlerine dayalı olarak iş tanım ve gereklerinden yararlanılır. Bunların yanı sıra iş gücü talebini sayı ve nitelik olarak etkileyen ürün ve teknoloji değişiklikleri, işletme içi terfi ve nakiller, örgüt ve iş yapılarında öngörülen değişiklikler, iş gücü arz ve talebini etkileyen çevresel faktörlerin etkileri de dikkate alınarak toplam işgören talebi (ihtiyacı) sayı ve nitelik olarak belirlenir.

Gelecekte belirli yer ve zamanda, gerekli becerilere sahip, uygun sayıda insanın çalışmaya hazır bulunmasını sağlamak için iş gücü ihtiyacını ortaya koymak yeterli değildir. Aynı zamanda iş gücü arzını da öngörmek gerekir. Çünkü İKP, iş gücü talebi ile iş gücü arzını dengelemeyi hedefleyen bir süreçtir. Bu bakımdan iş gücü arzı veya diğer bir deyişle kullanılabilirliği de tahmin edilmelidir. İş gücü arzını belirlemek için hem iç kaynaklar (mevcut çalışanlar) hem de dış kaynaklar (iş gücü piyasası) analiz edilir. Bu nedenle öncelikle planlama döneminde öngörülen iç iş gücü arzı belirlenir. Bunun için mevcut iş gücü arzında (envanterinde) planlama dönemine kadar ne tür ve ne kadar artış ve azalışlar olacağı üzerinde durulur, kuruluş içerisinden iş gücü talebinin ne oranda karşılanabilir olduğu tahmin edilir. Eğer belirlenen iş gücü talebini öngörülen iç iş gücü arzı ile karşılamak mümkün değilse arta kalan ihtiyaç için dış iş gücü arzına başvurulması gerekir.

İşletmenin iş gücü arz ve talebinin belirlenmesinden sonra, ikisi arasında karşılaştırma yapılır. Bu karşılaştırmayla plan yapılan döneme ait iç iş gücü arzının iş gücü talebini karşılayabilecek durumda olup olmadığı belirlenir. Öngörülen iş gücü arzı, talepten az ise iş gücü ihtiyacı (açığı), fazla ise iş gücü fazlalığı var demektir. Bu durumda yapılması gereken, arz ve talebin dengelenmesi için yapılması gerekenlerin belirlenmesidir. Iş gücü açığının veya fazlalığının nasıl giderileceğine ilişkin kararlarla eylem planları oluşturulur. Eylem planlarının uygulanmasıyla da yapılan planlama ile hedeflenen arz ve talep dengesi sağlanır. İKP, uygun sayıda ve nitelikte işgörenlerin istihdamını sağlamak, iş gücü ve işletmenin performansını artırmak bakımından önemli bir insan kaynakları yönetimi işlevidir. Bu işlev, iş gücü açığı ve fazlalığını belirleme ve gidermenin ötesinde, işgören seçimi, eğitim, performans değerleme, kariyer yönetimi gibi diğer İKP işlevlerine ilişkin ihtiyaçların belirlenmesi ve karşılanması açısından da bütünleştirici bir role sahiptir.

YAZAR

Dursun Bingöl