DOĞUŞ OTOMOTİV SERVİS VE TİCARET A.Ş.( Kurumsal Yönetim Uyum Raporu

DOĞUŞ OTOMOTİV SERVİS VE TİCARET A.Ş.( Kurumsal Yönetim Uyum Raporu )

İlgili Şirketler []

İlgili Fonlar []

Uyum Durumu Açıklama

Evet Kısmen Hayır Muaf İlgisiz

Kurumsal Yönetim Uyum Raporu

1.1. PAY SAHİPLİĞİ HAKLARININ KULLANIMININ KOLAYLAŞTIRILMASI

1.1.2 - Pay sahipliği haklarının kullanımını etkileyebilecek nitelikteki bilgi ve açıklamalar güncel olarak ortaklığın kurumsal internet sitesinde yatırımcıların kullanımına sunulmaktadır.

X

1.2. BİLGİ ALMA VE İNCELEME HAKKI

1.2.1- Şirket yönetimi özel denetim yapılmasını zorlaştırıcı işlem yapmaktan kaçınmıştır.

X

1.3. GENEL KURUL

1.3.2 - Şirket, Genel Kurul gündeminin açık şekilde ifade edilmesini ve her teklifin ayrı bir başlık altında verilmiş olmasını temin etmiştir.

X

1.3.7 - İmtiyazlı bir şekilde ortaklık bilgilerine ulaşma imkânı olan kimseler, kendileri adına ortaklığın faaliyet konusu kapsamında yaptıkları işlemler hakkında genel kurulda bilgi verilmesini teminen gündeme eklenmek üzere yönetim kurulunu bilgilendirmiştir.

X

1.3.8 - Gündemde özellik arz eden konularla ilgili yönetim kurulu üyeleri, ilgili diğer kişiler, finansal tabloların hazırlanmasında sorumluluğu bulunan yetkililer ve denetçiler, genel kurul toplantısında hazır bulunmuştur.

X

1.3.10-Genel kurul gündeminde, tüm bağışların ve yardımların tutarları ve bunlardan yararlananlara ayrı bir maddede yer verilmiştir.

X

1.3.11 - Genel Kurul toplantısı söz hakkı olmaksızın menfaat sahipleri ve medya dahil kamuya açık olarak yapılmıştır.

X

1.4. OY HAKKI

1.4.1 - Pay sahiplerinin oy haklarını kullanmalarını zorlaştırıcı herhangi bir kısıtlama ve uygulama bulunmamaktadır.

X

1.4.2-Şirketin imtiyazlı oy hakkına sahip payı bulunmamaktadır.

X

1.4.3 - Şirket, beraberinde hakimiyet ilişkisini de getiren karşılıklı iştirak ilişkisi içerisinde bulunduğu herhangi bir ortaklığın Genel Kurulu?nda oy haklarını kullanmamıştır.

X

1.5. AZLIK HAKLARI

1.5.1- Şirket azlık haklarının kullandırılmasına azami özen göstermiştir.

X

1.5.2-Azlık hakları esas sözleşme ile sermayenin yirmide birinden daha düşük bir orana sahip olanlara da tanınmış ve azlık haklarının kapsamı esas sözleşmede düzenlenerek genişletilmiştir.

X Azlık haklarının kullandırılmasına özen gösterilmektedir. Bununla beraber, hakların kapsamının genişletilmesi ve sermayenin yirmide birinden daha düşük miktara sahip olanlara da bu hakların tanınması, Esas Sözleşme?de yer almamıştır.

1.6. KAR PAYI HAKKI

1.6.1 - Genel kurul tarafından onaylanan kar dağıtım politikası ortaklığın kurumsal internet sitesinde kamuya açıklanmıştır.

X

1.6.2 - Kar dağıtım politikası, pay sahiplerinin ortaklığın gelecek dönemlerde elde edeceği karın dağıtım usul ve esaslarını öngörebilmesine imkan verecek açıklıkta asgari bilgileri içermektedir.

X

1.6.3 - Kâr dağıtmama nedenleri ve dağıtılmayan kârın kullanım şekli ilgili gündem maddesinde belirtilmiştir.

X

1.6.4 - Yönetim kurulu, kâr dağıtım politikasında pay sahiplerinin menfaatleri ile ortaklık menfaati arasında denge sağlanıp sağlanmadığını gözden geçirmiştir.

X Ülke ekonomisinin ve sektörün durumu da göz önünde bulundurulmak ve pay sahiplerimizin beklentileri ile Şirketimizin ihtiyaçları arasındaki denge gözetilmek suretiyle belirlenmiştir.

1.7. PAYLARIN DEVRİ

1.7.1 - Payların devredilmesini zorlaştırıcı herhangi bir kısıtlama bulunmamaktadır.

X

2.1. KURUMSAL İNTERNET SİTESİ

2.1.1 - Şirketin kurumsal internet sitesi, 2.1.1 numaralı kurumsal yönetim ilkesinde yer alan tüm öğeleri içermektedir.

X

2.1.2-Pay sahipliği yapısı (çıkarılmış sermayenin %5?inden fazlasına sahip gerçek kişi pay sahiplerinin adları, imtiyazları, pay adedi ve oranı) kurumsal internet sitesinde en az 6 ayda bir güncellenmektedir.

X

2.1.4 - Şirketin kurumsal internet sitesindeki bilgiler Türkçe ile tamamen aynı içerikte olacak şekilde ihtiyaca göre seçilen yabancı dillerde de hazırlanmıştır.

X

2.2. FAALİYET RAPORU

2.2.1 - Yönetim kurulu, yıllık faaliyet raporunun şirket faaliyetlerini tam ve doğru şekilde yansıtmasını temin etmektedir.

X

2.2.2 - Yıllık faaliyet raporu, 2.2.2 numaralı ilkede yer alan tüm unsurları içermektedir.

X

3.1. MENFAAT SAHİPLERİNE İLİŞKİN ŞİRKET POLİTİKASI

3.1.1- Menfaat sahiplerinin hakları ilgili düzenlemeler, sözleşmeler ve iyi niyet kuralları çerçevesinde korunmaktadır.

X

3.1.3 - Menfaat sahiplerinin haklarıyla ilgili politika ve prosedürler şirketin kurumsal internet sitesinde yayımlanmaktadır.

X

3.1.4 - Menfaat sahiplerinin, mevzuata aykırı ve etik açıdan uygun olmayan işlemleri bildirmesi için gerekli mekanizmalar oluşturulmuştur.

X Varlıkların korunması/kullanımı, Şirket güvenliğinin sağlanması ve suiistimallerin önlenmesi/tespiti söz konusu olduğunda, menfaat sahiplerinin bu gibi durumları Riskin Erken Saptanması Komitesi?ne veya Denetimden Sorumlu Komite?ye iletebilecekleri mekanizmalar mevcuttur. Doğuş Otomotiv?in tüm çalışanları açık ya da istendiği takdirde kimliği gizli olarak Etik Hattı?nı arayarak Etik Kod?a aykırı durumları ya da potansiyel aykırılıkları bildirebilmektedir.

3.1.5 - Şirket, menfaat sahipleri arasındaki çıkar çatışmalarını dengeli bir şekilde ele almaktadır.

X

3.2. MENFAAT SAHİPLERİNİN ŞİRKET YÖNETİMİNE KATILIMININ DESTEKLENMESİ

3.2.1 - Çalışanların yönetime katılımı, esas sözleşme veya şirket içi yönetmeliklerle düzenlenmiştir.

X Esas sözleşmede yer almamakta birlikte şirket içi düzenlemeler bulunmaktadır. Çalışanların ve menfaat sahiplerinin Şirket yönetimine katılımı için destekleyici mekanizma ve modeller oluşturulmuştur. Çalışanların, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde karar alma mekanizmalarına dahil edilmelerinin haricinde, intranet ortamında talep, öneri ve görüşlerini paylaşabilecekleri platformlar oluşturulmuştur. Öneri ve Ödül Sistemi doğrultusunda katılım sağlayan çalışanlarımızın görüşleri yetkili takımlar tarafından ele alınmakta ve gerektiğinde ödüllendirilmektedir. Çalışan memnuniyeti anketlerine eklenen sosyal, çevresel ve ekonomik konularla ilgili çalışan beklentilerinin sorgulandığı anket sorularının yanıtları konsolide edilerek Kurumsal Sürdürülebilirlik Raporu?nda yayınlanmakta, aynı zamanda üst yönetimin görüşlerine düzenli olarak sunulmaktadır. Her departmandan çalışanın yer aldığı Çalışan Komiteleri ile şirket uygulama ve faaliyetlerine ilişkin çalışan öneri ve görüşleri alınmaktadır. Şirket birimlerinin kritik çoğunluğunun temsilinden oluşan Kurumsal Sürdürülebilirlik Çalışma Grubu?nun faaliyetleri, düzenli olarak Yönetim Kurulu?na bağlı Kurumsal Yönetişim ve Sürdürülebilirlik Komitesi ile paylaşılmaktadır.

3.2.2 - Menfaat sahipleri bakımından sonuç doğuran önemli kararlarda menfaat sahiplerinin görüşlerini almak üzere anket / konsültasyon gibi yöntemler uygulanmıştır.

X Çalışan memnuniyeti anketlerine eklenen sosyal, çevresel ve ekonomik konularla ilgili çalışan beklentilerinin sorgulandığı anket sorularının yanıtları konsolide edilerek Kurumsal Sürdürülebilirlik Raporu?nda yayınlanmakta, aynı zamanda üst yönetimin görüşlerine düzenli olarak sunulmaktadır. Ayrıca, düzenli olarak bağımsız bir şirket tarafından müşteri memnuniyet anketleri yapılmaktadır. Müşteri İlişkileri?ne gelen müşteri talepleri ve anketler yoluyla elde edilen müşteri görüşleri, yetkili departmanlarca değerlendirilerek gerekli güncellemeler yapılmaktadır.

3.3. ŞİRKETİN İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKASI

3.3.1 - Şirket fırsat eşitliği sağlayan bir istihdam politikası ve tüm kilit yönetici pozisyonları için bir halefiyet planlaması benimsemiştir.

X

3.3.2 - Personel alımına ilişkin ölçütler yazılı olarak belirlenmiştir.

X

3.3.3 - Şirketin bir İnsan Kaynakları Gelişim Politikası bulunmaktadır ve bu kapsamda çalışanlar için eğitimler düzenlemektedir.

X

3.3.4 - Şirketin finansal durumu, ücretlendirme, kariyer planlaması, eğitim ve sağlık gibi konularda çalışanların bilgilendirilmesine yönelik toplantılar düzenlenmiştir.

X

3.3.5 - Çalışanları etkileyebilecek kararlar kendilerine ve çalışan temsilcilerine bildirilmiştir. Bu konularda ilgili sendikaların da görüşü alınmıştır.

X Çalışanları etkileyebilecek kararlarda çalışanların kendilerine bilgilendirme yapılmaktadır ancak sendika yapılanması bulunmamaktadır .Buna ek olarak çalışanlarımızın yönetim kurulu ve icra kurulu düzeyinde temsilini sağlamak amacıyla 2022 yılının Ekim ayında demokratik yöntemlerle çalışan komitesi temsilcilerinin oylarıyla bir çalışan temsilcisi seçimi gerçekleştirilmiştir. Çalışan temsilcisi, şirket çalışanlarının düşünce ve önerilerini periyodik olarak yönetim ile paylaşmaktadır.

3.3.6 - Görev tanımları ve performans kriterleri tüm çalışanlar için ayrıntılı olarak hazırlanarak çalışanlara duyurulmuş ve ücretlendirme kararlarında kullanılmıştır.

X

3.3.7 - Çalışanlar arasında ayrımcılık yapılmasını önlemek ve çalışanları şirket içi fiziksel, ruhsal ve duygusal açıdan kötü muamelelere karşı korumaya yönelik prosedürler, eğitimler, farkındalığı artırma, hedefler, izleme, şikâyet mekanizmaları gibi önlemler alınmıştır.

X

3.3.8 - Şirket, dernek kurma özgürlüğünü ve toplu iş sözleşmesi hakkının etkin bir biçimde tanınmasını desteklemektedir.

X Toplu iş sözleşmesi bulunmamaktadır.

3.3.9 - Çalışanlar için güvenli bir çalışma ortamı sağlanmaktadır.

X

3.4. MÜŞTERİLER VE TEDARİKÇİLERLE İLİŞKİLER

3.4.1-Şirket, müşteri memnuniyetini ölçmüştür ve koşulsuz müşteri memnuniyeti anlayışıyla faaliyet göstermiştir.

X

3.4.2 - Müşterinin satın aldığı mal ve hizmete ilişkin taleplerinin işleme konulmasında gecikme olduğunda bu durum müşterilere bildirilmektedir.

X

3.4.3 - Şirket mal ve hizmetlerle ilgili kalite standartlarına bağlıdır.

X

3.4.4 - Şirket, müşteri ve tedarikçilerin ticari sır kapsamındaki hassas bilgilerinin gizliliğini korumaya yönelik kontrollere sahiptir.

X

3.5. ETİK KURALLAR VE SOSYAL SORUMLULUK

3.5.1 - Yönetim kurulu Etik Davranış Kuralları'nı belirleyerek şirketin kurumsal internet sitesinde yayımlamıştır.

X

3.5.2- Ortaklık, sosyal sorumluluk konusunda duyarlıdır. Yolsuzluk ve rüşvetin önlenmesine yönelik tedbirler almıştır.

X

4.1. YÖNETİM KURULUNUN İŞLEVİ

4.1.1-Yönetim kurulu, strateji ve risklerin şirketin uzun vadeli çıkarlarını tehdit etmemesini ve etkin bir risk yönetimi uygulanmasını sağlamaktadır.

X

4.1.2-Toplantı gündem ve tutanakları, yönetim kurulunun şirketin stratejik hedeflerini tartışarak onayladığını, ihtiyaç duyulan kaynakları belirlediğini ve yönetimin performansının denetlendiğini ortaya koymaktadır.

X

4.2. YÖNETİM KURULUNUN FAALİYET ESASLARI

4.2.1-Yönetim kurulu faaliyetlerini belgelendirmiş ve pay sahiplerinin bilgisine sunmuştur.

X

4.2.2-Yönetim kurulu üyelerinin görev ve yetkileri yıllık faaliyet raporunda açıklanmıştır.

X

4.2.3 - Yönetim kurulu, şirketin ölçeğine ve faaliyetlerinin karmaşıklığına uygun bir iç kontrol sistemi oluşturmuştur.

X

4.2.4-İç kontrol sisteminin işleyişi ve etkinliğine dair bilgiler yıllık faaliyet raporunda verilmiştir.

X

4.2.5 - Yönetim kurulu başkanı ve icra başkanı (genel müdür) görevleri birbirinden ayrılmış ve tanımlanmıştır.

X 29.03.2018 tarihinde gerçekleştirilen olağan genel kurul sonrası yapılan ilk yönetim kurulu toplantısında üyeler arasında görev dağılımı yapılmış yönetim kurulu üyesi ve aynı zamanda şirket genel müdürü, yönetim kurulu başkanı olarak seçilmiştir. Kurumsal Yönetim İlkelerine uygun olarak yönetim kurulu başkanı ve genel müdürün aynı kişi olduğuna ilişkin alınan karar, gerekçesi ile birlikte aynı gün Kamuyu Aydınlatma Platformu?nda açıklanmıştır. Açıklamada "Yönetim Kurulu üye sayısının azaltılmasına bağlı olarak, Yönetim Kurulu Başkanı seçilen Emir Ali Bilaloğlu?nun uzun yıllardır birlikte sürdürdüğü Yönetim Kurulu Üyeliği ve İcra Kurulu Başkanlığı görevlerindeki tecrübesi dikkate alınarak, Yönetim Kurulu Başkanı ve İcra Kurulu Başkanı?nın aynı kişi olması uygun bulunmuştur." ifadesine yer verilmiştir. 30.03.2021 tarihinde gerçekleştirilen olağan genel kurulda Emir Ali Bilaloğlu, Yönetim Kurulu Başkanlığı ve İcra Kurulu Başkanlığı görevlerine yeniden seçilmiştir.

4.2.7-Yönetim kurulu, yatırımcı ilişkileri bölümü ve kurumsal yönetim komitesinin etkili bir şekilde çalışmasını sağlamakta ve şirket ile pay sahipleri arasındaki anlaşmazlıkların giderilmesinde ve pay sahipleriyle iletişimde yatırımcı ilişkileri bölümü ve kurumsal yönetim komitesiyle yakın işbirliği içinde çalışmıştır.

X

4.2.8 - Yönetim kurulu üyelerinin görevleri esnasındaki kusurları ile şirkette sebep olacakları zarara ilişkin olarak Şirket, sermayenin %25'ini aşan bir bedelle yönetici sorumluluk sigortası yaptırmıştır.

X

4.3. YÖNETİM KURULUNUN YAPISI

4.3.9- Şirket yönetim kurulunda, kadın üye oranı için asgari %25?lik bir hedef belirleyerek bu amaca ulaşmak için politika oluşturmuştur. Yönetim kurulu yapısı yıllık olarak gözden geçirilmekte ve aday belirleme süreci bu politikaya uygun şekilde gerçekleştirilmektedir.

X

4.3.10 - Denetimden sorumlu komitenin üyelerinden en az birinin denetim/muhasebe ve finans konusunda 5 yıllık tecrübesi vardır.

X

4.4. YÖNETİM KURULU TOPLANTILARININ ŞEKLİ

4.4.1 - Bütün yönetim kurulu üyelerinin, yönetim kurulu toplantılarının çoğuna fiziksel veya elektronik katılım sağlamıştır.

X

4.4.2 - Yönetim kurulu, gündemde yer alan konularla ilgili bilgi ve belgelerin toplantıdan önce tüm üyelere gönderilmesi için asgari bir süre tanımlamıştır.

X

4.4.3 - Toplantıya katılamayan ancak görüşlerini yazılı olarak yönetim kuruluna bildiren üyenin görüşleri diğer üyelerin bilgisine sunulmuştur.

X

4.4.4 - Yönetim kurulunda her üyenin bir oy hakkı vardır.

X

4.4.5 - Yönetim kurulu toplantılarının ne şekilde yapılacağı şirket içi düzenlemeler ile yazılı hale getirilmiştir.

X

4.4.6 -Yönetim kurulu toplantı zaptı gündemdeki tüm maddelerin görüşüldüğünü ortaya koymakta ve karar zaptı muhalif görüşleri de içerecek şekilde hazırlanmaktadır.

X

4.4.7 - Yönetim kurulu üyelerinin şirket dışında başka görevler alması sınırlandırılmıştır. Yönetim kurulu üyelerinin şirket dışında aldığı görevler genel kurul toplantısında pay sahiplerinin bilgisine sunulmuştur.

X

4.5. YÖNETİM KURULU BÜNYESİNDE OLUŞTURULAN KOMİTELER

4.5.5 - Her bir yönetim kurulu üyesi sadece bir komitede görev almaktadır.

X Yönetim Kurulu biri icracı olmak üzere 6 kişiden oluşmaktadır. Bu nedenle icracı üye dışında her bir yönetim kurulu üyesi kendi bilgi ve deneyimleri doğrultusunda katkı sağlaması için birden fazla komitede yer alabilmektedir. İcracı üye hiçbir komitede yer almamaktadır.

4.5.6-Komiteler, görüşlerini almak için gerekli gördüğü kişileri toplantılara davet etmiştir ve görüşlerini almıştır.

X

4.5.7 - Komitenin danışmanlık hizmeti aldığı kişi/kuruluşun bağımsızlığı hakkında bilgiye yıllık faaliyet raporunda yer verilmiştir.

X

4.5.8 - Komite toplantılarının sonuçları hakkında rapor düzenlenerek yönetim kurulu üyelerine sunulmuştur.

X

4.6. YÖNETİM KURULU ÜYELERİNE VE İDARİ SORUMLULUĞU BULUNAN YÖNETİCİLERE SAĞLANAN MALİ HAKLAR

4.6.1 - Yönetim kurulu, sorumluluklarını etkili bir şekilde yerine getirip getirmediğini değerlendirmek üzere yönetim kurulu performans değerlendirmesi gerçekleştirmiştir.

X Yönetim Kurulu?nun Değerlendirmesi çalışması 2 yılda bir tekrarlanmaktadır. En son yürütülen çalışma 2022 yılında tamamlanmış olup 18 Mayıs 2022 tarihinde yapılan Ücret ve Aday Gösterme Komitesi toplantısında çalışmanın sonuçları firma danışmanı tarafından sunulmuş ve komitenin görüşleri alınmıştır. 25.07.2022 Tarihli yönetim Kurulu Toplantısında çalışmanın çıktıları aktarılmış ve Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilmiştir. 2023 yılında tekrar çalışmalara başlanmıştır. Çalışmanın nasıl ilerleyeceği, hangi bağımsız danışmanlık firması ile çalışılacağı 19 Aralık 2023 tarihli Yönetim Kurulu toplantısında netleştirilmiştir. 3 firmadan alınan teklifler sonrasında Yönetim Kurulu Değerlendirme Çalışmasının daha önceki çalışmadan çıkan sonuçlarla karşılaştırılıp takip edilebilmesi için aynı firma ile (ARGE Danışmanlık firması) yürütülmesine karar verilmiştir. Anket ve bire bir yüz yüze görüşmeler şeklinde yürütülen çalışmanın 2024 yılında tamamlanması planlanmaktadır.

4.6.4 - Şirket, yönetim kurulu üyelerinden herhangi birisine veya idari sorumluluğu bulunan yöneticilerine kredi kullandırmamış, borç vermemiş veya ödünç verilen borcun süresini uzatmamış, şartları iyileştirmemiş, üçüncü şahıslar aracılığıyla kişisel bir kredi başlığı altında kredi kullandırmamış veya bunlar lehine kefalet gibi teminatlar vermemiştir.

X

4.6.5 - Yönetim kurulu üyeleri ve idari sorumluluğu bulunan yöneticilere verilen ücretler yıllık faaliyet raporunda kişi bazında açıklanmıştır.

X Yönetim kurulu üyeleri ve idari sorumluluğu bulunan yöneticilere verilen ücretler yıllık faaliyet raporunda toplu olarak açıklanmıştır.

http://www.kap.org.tr/tr/Bildirim/1259385

BIST